Mois : Septembre 2018

Texte de la note

Le Ministère fournit des fournir des détails sur les modifications apportées au règlement sur les Subventions pour les besoins des élèves (SBE) de 2018‑2019 pour élargir la stratégie de gestion de la trésorerie afin d’inclure les soldes des produits d’aliénation dans le calcul du paiement différé des subventions.

La stratégie de gestion de la trésorerie permet de différer le versement d’une partie des SBE aux conseils scolaires jusqu’à ce que l’excédent accumulé et les revenus reportés répondent à certains critères. En août 2018, le Ministère a indiqué qu’il élargirait cette stratégie afin de déduire les déboursements prévus des soldes des produits d’aliénation qui sont nécessaires pour financer les projets de réfection et d’immobilisations au cours de l’exercice. Ce changement touche uniquement les flux de trésorerie et ne modifie pas les droits de financement annuels accordés aux conseils scolaires.

Le Ministère met à jour la façon de calculer le paiement différé des SBE afin d’inclure 100 % des soldes d’ouverture des produits d’aliénation, moins les déboursements prévus pour l’année scolaire. Le montant ainsi calculé sera mis à jour deux fois durant l’année scolaire en fonction des déboursements prévus.

Les conseils scolaires doivent fournir des renseignements sur les soldes et les déboursements dans un fichier Excel qui servira à faire le calcul initial de ce montant. Ce rapport doit être signé par la direction de l’éducation et soumis au Ministère au plus tard le 29 octobre 2018, sans quoi le Ministère utilisera les soldes d’ouverture fournis dans les prévisions budgétaires de 2018‑2019.

Le modèle de rapport sera intégré au Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE) à compter du cycle des prévisions budgétaires révisées de 2018‑2019. À l’avenir, ces renseignements seront recueillis par l’entremise du SIFE deux fois par année, dans le cadre des prévisions budgétaires et des prévisions budgétaires révisées.

Le montant calculé dans le fichier Excel sera ajouté au montant du paiement différé de la subvention calculé dans les prévisions budgétaires de 2018‑2019 et sera pris en compte dans les paiements de transfert mensuels réguliers, le cas échéant. Le rajustement intégral sera appliqué au paiement de transfert de décembre 2018 et demeurera applicable jusqu’à ce que le montant total calculé soit atteint. Le paiement de transfert mensuel sera rajusté à nouveau en février 2019 pour tenir compte des déboursements prévus pour les projets de réfection et d’immobilisations des mois de mars à août, en fonction des prévisions budgétaires révisées, le cas échéant.

Texte de la note

Le Ministère demande aux conseils scolaires de lui présenter, d’ici le 23 novembre 2018, leurs prévisions préliminaires révisées des effectifs pour l’année scolaire 2018‑2019 ainsi que leurs prévisions de l’effectif quotidien moyen (EQM) pour les années 2019‑2020 à 2022‑2023. Il leur envoie le gabarit d’une feuille de calcul Excel qui comprend une section distincte pour l’EQM lié aux crédits excédentaires, car celui-ci ne doit pas être inclus dans les prévisions de l’EQM des écoles secondaires de jour ordinaires. Cette année, pour l’EQM des écoles élémentaires, le Ministère a ajouté un champ où les conseils doivent inscrire séparément l’EQM des élèves de 7^e et 8^e année. Ils devront par ailleurs inclure cet EQM avec celui des élèves de la 4^e à la 8^e année.

Comme pour les années précédentes, le Ministère publiera les prévisions des effectifs de 2019‑2020 lorsqu’il annoncera les Subventions pour les besoins des élèves.

Texte de la note

Le Ministère fournit des renseignements sur les formulaires des états financiers de 2017‑2018 et les guides et les directives qui s’y rattachent, qui sont maintenant accessibles sur son site Web.

Formation

Cette année, au lieu de dispenser des séances de formation, le Ministère utilisera des vidéos de formation et des séances de questions et de réponses. À partir du 14 septembre 2018, les conseils pourront visionner les vidéos en se connectant au Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE) et en cliquant sur le lien des états financiers de 2017‑2018. S’ils ont des questions sur le contenu des vidéos, ils devront les transmettre par courriel au Ministère, qui y répondra au cours d’une téléconférence d’une heure qui aura lieu le 26 septembre 2018.

Mise à jour des données sur l’effectif du SISOn

Les conseils sont priés de vérifier leurs données sur l’effectif dans le SIFE et d’effectuer les corrections dans le Système d’information scolaire de l’Ontario (SISOn) avant le 2 octobre 2018. Ils doivent aussi inscrire dans le SIFE les données sur les effectifs des cours d’été, de l’éducation permanente et des études personnelles. Ces données doivent correspondre à celles qui figurent dans le SISOn.

Mise à jour des données sur les dépenses de VFA Facility

Les conseils doivent inscrire dans VFA Facility les données sur les dépenses en immobilisations qui sont financées par l’allocation pour l’amélioration de l’état des écoles, l’allocation pour les carrefours communautaires et l’allocation pour la réduction des gaz à effet de serre. Ces dépenses seront automatiquement versées dans le SIFE chaque jour jusqu’au 31 octobre 2018.

Processus d’approbation des données sur les écoles

Le 30 avril 2018, le Ministère a transmis aux conseils une liste des écoles en leur demandant de l’informer des écarts éventuels et d’approuver la liste avant le 15 juin 2018. Les écoles dont le nom ne figure pas sur la liste approuvée n’auront pas droit au financement des écoles dans les états financiers de 2017‑2018.

Présentation des états financiers

Stratégie de gestion de la trésorerie – Dans la note de service 2018:SB05, le calcul de l’excédent accumulé et du solde des revenus reportés ajustés pour le calcul du paiement des subventions différées prévoyait une exception temporaire pour les placements à long terme au 31 août 2018. Afin d’établir la durée des exceptions temporaires, les conseils doivent donner des renseignements détaillés et envoyer des documents justificatifs au Ministère sur le solde déclaré comme placement dans leurs états financiers de 2017‑2018. De plus amples détails sur la stratégie de gestion élargie de la trésorerie qui a été annoncée dans la note de service 2018:B14 seront transmis dans une prochaine note de service.

Rapport sur l’utilisation du Fonds pour les priorités locales – Les conseils doivent fournir au Ministère des renseignements supplémentaires sur l’utilisation du Fonds pour les priorités locales. Ils doivent envoyer un rapport sur ces dépenses en pièce jointe à leurs états financiers de 2017‑2018.

Modèle d’analyse et de planification des immobilisations (MAPI) – Vers la fin de septembre, le Ministère transmettra les fichiers du MAPI aux conseils scolaires, qui doivent les mettre à jour afin de s’assurer que tous les projets approuvés après le 31 août 2017 et toutes les activités d’immobilisations en 2017‑2018 y figurent. Les conseils doivent également fournir des renseignements sur leur situation financière telle que présentée dans leurs états financiers de 2017‑2018. Les fichiers doivent être retournés au Ministère au plus tard le 30 novembre 2018.

Échéances – Les formulaires du SIFE doivent être soumis au plus tard le 15 novembre 2018, sans quoi les conseils scolaires s’exposent à une réduction de 50 % de leurs rentrées de fonds régulières. Les états financiers publiés, les notes aux états financiers et le rapport des vérificateurs pourront être envoyés après le 15 novembre, mais au plus tard le 3 décembre 2018. Si des données financières sont modifiées à la suite d’une réunion du conseil, ce dernier devra soumettre de nouveau les formulaires du SIFE au plus tard le 3 décembre.

Texte de la note

Le Ministère remercie les conseils scolaires et les consortiums de transport de leur contribution à la préparation du rapport de 2016‑2017 sur le transport des élèves, et il les informe que la trousse détaillée pour la préparation du rapport de 2017‑2018 (y compris les directives et les modèles qui aideront les consortiums) est disponible sur le site Web de la Direction du soutien aux activités scolaires.

La date limite pour soumettre le rapport est le 14 décembre 2018. Elle concorde avec les échéanciers des rapports financiers des conseils scolaires, afin que les consortiums puissent déclarer des données financières fondées sur les dépenses réelles.