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Notes de service du Ministère

  • Sep272017

    2017:SB29 – Déclaration des dépenses pour la réfection des écoles et les carrefours communautaires, états financiers 2016-2017

    Texte de la note

    Le Ministère fournit des conseils relativement aux rapports financiers portant sur les investissements de 1,4 milliard de dollars qu’il a faits au cours de l’année scolaire 2016‑2017 pour maintenir les écoles en bon état.

    Rapports financiers de l’année scolaire 2016‑2017

    D’ici le 31 octobre 2017, les conseils scolaires doivent déclarer dans VFA.facility les dépenses engagées du 1er avril au 31 août 2017 dans le cadre des trois programmes ci‑dessous afin qu’elles soient remboursées :

    • Allocation pour l’amélioration de l’état des écoles (AEE)
    • Fonds pour la réduction des gaz à effet de serre
    • Financement des immobilisations pour les carrefours communautaires (petits travaux de réfection et amélioration de l’accessibilité)

    Le Ministère téléchargera ensuite les dépenses déclarées directement dans le Système d’information financière de l’éducation (SIFE). Pour aider les conseils scolaires à respecter la date limite de présentation de leurs états financiers, le Ministère a fait un premier téléchargement de VFA.facility au SIFE le 18 septembre 2017, et il en fera trois par semaine jusqu’au 31 octobre 2017. Tous les projets doivent être verrouillés et archivés pour assurer le succès du transfert au SIFE. L’utilisation de ces fonds fera l’objet d’une vérification, et le Ministère pourra aussi faire un suivi des dépenses déclarées. Si un conseil ne fournit pas les renseignements demandés, le Ministère pourra récupérer ou retenir les fonds.

    Fonds AEE reportés (avant l’allocation de 2015‑2016)

    Les conseils scolaires qui ont des fonds AEE reportés doivent épuiser ces réserves avant d’accéder à leurs allocations pour 2015‑2016 et les années suivantes. Ils doivent déclarer les dépenses financées par les fonds reportés dans VFA.facility en utilisant le code budgétaire « 2014-2015 AEE » et les inscrire manuellement dans le SIFE, puisqu’elles ne seront pas téléchargées à partir de VFA.facility. Un code budgétaire incorrect réduira leur allocation AEE de 2015‑2016 et 2016‑2017 au lieu d’épuiser les revenus AEE reportés; de plus, les dépenses seront comptabilisées deux fois lorsque les conseils les consigneront dans le SIFE.

    Fonds pour la réduction des gaz à effet de serre

    Le Ministère rappelle que ce programme d’une durée limitée s’applique seulement aux dépenses admissibles effectuées entre le 12 avril 2017 et le 31 mars 2018; les fonds non dépensés ne peuvent pas être reportés. Ce programme est financé au moyen des recettes du système de plafonnement des émissions de gaz à effet de serre (GES) et d’échange de droits d’émission. Les conseils doivent déclarer les dépenses dans VFA.facility en indiquant la source de financement GGRF. Pour que ces dépenses soient remboursées, les conseils doivent les déclarer dans les états financiers de 2016‑2017 et le rapport de mars 2018, en utilisant les catégories approuvées figurant à l’annexe A de la note.

    Financement des immobilisations pour les carrefours communautaires

    Les conseils doivent déclarer séparément dans VFA.facility toutes leurs dépenses par école portant sur de petits travaux de réfection et sur l’amélioration de l’accessibilité; le Ministère les téléchargera par la suite directement dans le SIFE. Les conseils scolaires doivent présenter des rapports sur :

    • Les dépenses effectuées jusqu’à ce jour
    • Le type de travaux (réfection ou amélioration de l’accessibilité)
    • Les partenaires communautaires (nouveaux ou existants) qui bénéficieront des travaux
    • Le type et la description des services fournis par les partenaires communautaires
    • La durée des contrats de location conclus entre les partenaires communautaires et le conseil

    Allocation pour la réfection des écoles (ARE)

    Le Ministère passe à la déclaration obligatoire de toutes les dépenses en immobilisations ARE dans VFA.facility. Pour l’année scolaire 2016‑2017, toutes les dépenses dans VFA.facility doivent correspondre aux dépenses déclarées dans le SIFE au plus tard le 31 janvier 2018; pour les états financiers, les conseils peuvent continuer d’inscrire les détails des dépenses dans le SIFE.

    Affiches

    Le Ministère demande aux conseils scolaires de continuer à installer une affiche soulignant l’appui accordé par le gouvernement de l’Ontario sur les établissements où des travaux de réfection d’une valeur d’au moins 100 000 $ sont réalisés. L’affiche sera fournie par le Ministère, qui assumera tous les coûts connexes.