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Notes de service du Ministère

  • Mai262016

    2016:B10 : Uniformisation des pratiques adoptées par les équipes régionales de vérification interne

    Texte de la note

    Les équipes régionales de vérification interne (ERVI) fonctionnent de façon autonome, de sorte que leurs approches, outils et modèles varient d’une région à l’autre. Toutefois, comme l’initiative de vérification interne régionale concerne l’ensemble de la province, une normalisation des pratiques s’avère nécessaire. Actuellement, chaque ERVI répertorie les meilleures pratiques qui pourront être généralisées, et de nouvelles pratiques seront aussi mises en place afin que les services fournis par les ERVI soient du même niveau pour l’ensemble des conseils, tout en répondant aux besoins propres à chaque région. Cette note de service décrit les exigences qui entreront en vigueur au cours de la prochaine année scolaire.

    Nombre de missions par année – À compter de l’exercice 2016‑2017, les ERVI devront assurer un minimum de deux missions par an (vérifications internes ou missions de consultation) dans chaque conseil scolaire. Le Ministère pourra vérifier le respect de cette exigence en examinant le rapport annuel qui lui est présenté et qui dresse la liste des travaux effectués par les ERVI durant l’année.

    Activités de suivi des missions – La plupart des ERVI mènent des activités de suivi, mais elles sont parfois confrontées à des priorités conflictuelles. À l’avenir, toutes les ERVI devront entreprendre des activités de suivi des constatations pour l’ensemble des missions réalisées, s’il y a lieu. Un rapport standard sera créé pour que les DRVI puissent faire le suivi des constatations. Les activités de suivi s’ajoutent aux deux missions par conseil scolaire.

    Rapport de vérification interne – La vérification interne régionale étant une initiative provinciale, les rapports devraient avoir la même présentation et le même type de contenu pour tous les conseils scolaires. Lors de la conférence sur la vérification interne des conseils scolaires qui aura lieu en juin 2016, une séance sera consacrée aux pratiques exemplaires en matière de rédaction des rapports de vérification interne. Un modèle standard de rapport de vérification interne régionale intégrant ces pratiques sera créé après la conférence. Les missions de vérification interne régionale devront utiliser le nouveau modèle de rapport à compter de l’exercice 2016‑2017.

    Évaluation du rendement des ERVI – Le Ministère élabore actuellement un cadre officiel d’évaluation du rendement des directeurs régionaux de la vérification interne (DRVI), en vue d’obtenir chaque année la rétroaction des comités de vérification et des cadres supérieurs de l’administration des affaires de chaque région. Ce cadre devrait être adopté d’ici la fin de l’exercice. Les conseils scolaires devront utiliser les formulaires de rétroaction qui seront mis à leur disposition. De plus, le sondage post-vérification des ERVI a été normalisé et peut être utilisé dès maintenant. Ce sondage vise à obtenir une rétroaction sur le rendement du vérificateur. À la fin de chaque vérification, le DRVI invitera le responsable du processus vérifié et les autres employés clés à répondre au sondage en ligne.