Texte de la note

Le Ministère transmet aux conseils scolaires une nouvelle version de son protocole de communication. Il leur rappelle qu’ils doivent donner au ministre de l’Éducation ou à son représentant la possibilité de participer aux communications et aux événements concernant la construction de nouvelles écoles ou l’agrandissement ou la rénovation d’écoles ou de garderies.

Une obligation d’embargo s’applique désormais aux communiqués de presse et aux événements médiatiques lors des étapes suivantes :

• Approbation d’un projet d’immobilisations par le Ministère
• Acquisition d’un terrain pour un projet d’immobilisations
• Attribution d’un contrat de construction
• Changements importants dans la portée d’un projet
• Cérémonie de lancement des travaux
• Cérémonie d’inauguration

Les discussions lors des réunions du conseil, les publications sur le Web, les échanges informels sur les médias sociaux, les communications opérationnelles et les réponses aux appels des médias liés à ces étapes ne sont pas concernés par cet embargo. De plus, la publication de documents d’appel d’offres ou un avis envoyé au secteur l’informant de la disponibilité de tels documents sont autorisés pendant la période d’embargo.

Pour inviter le ministre à être cité dans un communiqué ou à participer à un événement, il faut envoyer une demande au Ministère au moins 30 jours avant la communication ou l’événement proposé. Il faut attendre la réponse du Ministère avant de préparer la communication ou l’événement. Le Ministère peut aussi décider de publier son propre communiqué. Dans ce cas, le conseil scolaire en sera informé.

Texte de la note

Dans la note de service 2023:B04, le Ministère s’est engagé à collaborer avec les partenaires des Premières Nations, des Métis et des Inuits, les partenaires autochtones en milieu urbain et les conseils scolaires pour établir des priorités provinciales en matière d’éducation autochtone qui seront subventionnées au moyen d’un nouveau supplément à l’Allocation au titre du volet Plan d’action des conseils scolaires de la Subvention pour l’éducation autochtone.

Des pourparlers ont eu lieu du 17 mai au 9 juin 2023, et six domaines prioritaires ont été identifiés pour l’année scolaire 2023-2024 :

• Aider les élèves à réussir et à se préparer pour l’avenir
• Revitaliser les langues autochtones
• Fournir un apprentissage axé sur le territoire
• Dialoguer et collaborer avec les partenaires, les communautés et les organismes autochtones locaux
• Accroître chez tous les élèves et le personnel éducatif la connaissance de l’histoire, des perspectives, des contributions et des modes de connaissance des Autochtones
• Fournir des soutiens au mieux-être adaptés aux cultures autochtones

Pour chacun de ces domaines, le Ministère présente des exemples d’initiatives. Les conseils peuvent communiquer avec leur agent d’éducation ou avec le Bureau de l’éducation autochtone afin de déterminer si une initiative s’inscrit dans un des domaines prioritaires.

Dans le cadre de son plan d’action pour l’éducation autochtone, chaque conseil scolaire devra notamment :

• Faire connaître les priorités financées par le nouveau supplément à son conseil de l’éducation autochtone avant la préparation du plan d’action de 2023‑2024
• Communiquer tôt et souvent avec son conseil de l’éducation autochtone pour élaborer conjointement toutes les initiatives du plan d’action
• Déclarer les dépenses financées par le supplément dans ses rapports financiers sur l’éducation autochtone

Le Ministère tiendra compte des commentaires de tous les intéressés avant de déterminer les domaines prioritaires pour l’année scolaire 2024‑2025 et les années suivantes. Ces commentaires doivent lui parvenir avant le 31 janvier 2024.

Texte de la note

Les conseils scolaires doivent vérifier les données relatives aux bâtiments et à l’occupation des locaux afin que le Ministère puisse établir les listes d’écoles admissibles et déterminer les subventions et le financement au niveau des écoles pour les états financiers de 2023‑2024 et pour les prévisions budgétaires et les prévisions budgétaires révisées de 2024‑2025.

Le Ministère fournit à chaque conseil trois fichiers Excel et des instructions sur la manière de les remplir. Les conseils doivent retourner le fichier « Actifs temporaires » d’ici le 30 novembre 2023, le fichier « Vérification des données » d’ici le 15 janvier 2024, et le fichier « Détails des salles » d’ici le 16 février 2024. Chaque fichier doit être confirmé par le cadre supérieur de l’administration des affaires et le haut responsable de la planification du conseil.

Texte de la note

En 2023‑2024, le Ministère a mis en place un nouveau cadre de financement pour la Subvention pour le transport des élèves. Ce cadre établit des normes de référence communes fondées sur les besoins de transport et est fondé sur des simulations d’itinéraires qui optimisent le nombre de véhicules en vue de fournir des services à tous les élèves admissibles.

Afin de planifier les services de transport pour 2024‑2025, le Ministère demande aux consortiums de transport d’effectuer une série de simulations d’itinéraires. Cela permettra de déterminer le nombre estimé d’itinéraires à mettre en place pour l’année, qui est une donnée essentielle pour établir l’allocation de chaque conseil scolaire.

Le Ministère transmet aux conseils et aux consortiums les Lignes directrices pour la simulation d’itinéraires, les Instructions relatives aux rapports sur la simulation d’itinéraires ainsi que les modèles à utiliser pour présenter ces rapports.

Les consortiums doivent soumettre leurs rapports de simulation d’itinéraires d’ici le 15 décembre 2023.

Texte de la note

Les formulaires des prévisions budgétaires révisées de 2023‑2024, ainsi que les directives qui s’y rattachent, sont maintenant accessibles dans le Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE).

Changements importants par rapport aux prévisions budgétaires

Rapports liés aux partenariats public-privé et aux revenus

Une nouvelle norme comptable du secteur public (NCSP) concernant les partenariats public-privé est entrée en vigueur cette année. Dans les prévisions budgétaires, les conseils scolaires ont soumis au Ministère un rapport sur ces partenariats. Pour les prévisions budgétaires révisées, un tableau a été ajouté au SIFE pour suivre les activités en matière de responsabilité financière et d’obligation de prestation liées à ces partenariats.

Une deuxième NCSP, concernant les revenus, est aussi entrée en vigueur cette année. Dans les prévisions budgétaires, les conseils ont fait état de leur rajustement d’ouverture à l’égard de l’excédent ou du déficit accumulé lié à cette nouvelle norme, le cas échéant. Pour les prévisions budgétaires révisées, ils devront faire de même pour l’excédent ou le déficit accumulé lié à la nouvelle norme applicable aux partenariats public-privé, le cas échéant.

Allocation au titre du programme Apprentissage pendant l’été

Auparavant financé par le Fonds pour les priorités et les partenariats, ce programme est désormais incorporé à l’enveloppe budgétaire pour le soutien ciblé aux élèves de la Subvention pour programmes d’aide à l’apprentissage, qui fait partie des Subventions pour les besoins des élèves. Le SIFE a été modifié afin de tenir compte de ce changement.

Subvention pour le transport des élèves – Primes pour le maintien en poste et le recrutement

La Subvention pour le transport des élèves a été modifiée afin d’ajouter 363 $ par itinéraire au montant des primes pour le maintien en poste et le recrutement, afin de compenser les coûts supplémentaires que doivent assumer les exploitants pour verser ces primes. Le SIFE a été révisé pour inclure ce montant.

Échéance de présentation

Les conseils doivent soumettre leurs prévisions budgétaires révisées de 2023‑2024 dans le SIFE d’ici le 15 décembre 2023.

Le Ministère pourrait imposer des sanctions financières si les rapports ne sont pas présentés avant l’échéance. Un conseil qui risque de ne pas respecter l’échéance peut communiquer avec son analyste financier pour discuter de la nécessité d’une prolongation.

Texte de la note

Comme l’annonçait la note de service 2023:B04, le financement du programme Apprentissage pendant l’été, qui provenait auparavant du Conseil ontarien des directions de l’éducation (CODE), passe du Fonds pour les priorités et les partenariats (FPP) à la Subvention pour programmes d’aide à l’apprentissage (SPAA), qui fait partie des Subventions pour les besoins des élèves. Ce programme finance des activités de littératie et de numératie pour les élèves du palier élémentaire qui bénéficieraient d’un soutien à l’apprentissage pendant les mois d’été pour atténuer l’impact de la perte d’apprentissage.

En 2023‑2024, l’allocation au titre du programme devrait atteindre 6 millions de dollars (M$), soit plus que les 5 M$ annoncés dans la note de service 2023:B04 et dans le Document technique de 2023‑2024. L’allocation de chaque conseil inclura un montant de base de 15 000 $, un montant calculé selon l’effectif quotidien moyen des élèves de la maternelle à la 6^e année, et un montant permettant au besoin de maintenir le financement au même niveau qu’en 2022. Elle s’élèvera à 48 080 $ pour le CEPEO, 45 000 $ pour le CSPGNO; 45 000 $ pour le CSPNE et 75 000 $ pour le CS Viamonde.

L’allocation sera incluse dans l’enveloppe budgétaire pour le soutien ciblé aux élèves, ce qui permettra une répartition souple des fonds entre les cinq programmes de cette enveloppe. Ainsi, afin que les élèves de 7^e et 8^e année puissent aussi avoir de l’aide pendant l’été, les conseils pourraient puiser dans l’Allocation au titre du volet Lecture et mathématiques en dehors du jour de classe, qui fait partie de cette enveloppe. L’utilisation de la totalité de l’Allocation au titre du programme Apprentissage pendant l’été garantira qu’il n’y aura aucune réduction du nombre de places disponibles par rapport aux années précédentes.

Le document Critères de mise en œuvre pour la Subvention pour programmes d’aide à l’apprentissage fournit plus de renseignements sur la mise en œuvre de cette allocation.

Texte de la note

Dans le cadre du processus visant à déterminer les Subventions pour les besoins des élèves pour l’année scolaire 2024‑2025, le Ministère demande aux conseils scolaires de lui présenter, d’ici le 24 novembre 2023, leurs prévisions préliminaires révisées des effectifs pour l’année scolaire 2023‑2024 (correspondant aux effectifs réels au 31 octobre) ainsi que leurs prévisions de l’effectif quotidien moyen pour les années 2024‑2025 à 2027‑2028. À cette fin, il leur envoie une feuille de calcul Excel. À compter de cette année, les conseils doivent soumettre le fichier Excel sur le site SharePoint du Ministère, qui est l’endroit où ils fournissent déjà les documents à l’appui de leurs rapports financiers.

Texte de la note

Le Ministère fournit des renseignements sur les formulaires des états financiers de 2022‑2023 et les directives qui s’y rattachent, qui sont maintenant accessibles dans le Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE).

REMARQUE : Nous indiquons en italiques les éléments nouveaux par rapport à l’année dernière.

Formation

Cette année encore, le Ministère fournit des documents de référence, des diapositives et des vidéos que les conseils scolaires peuvent consulter en se connectant au SIFE. S’ils ont des questions, ils doivent les transmettre par courriel au Ministère, qui y répondra au cours d’une une séance d’information qui aura lieu en français le 26 septembre 2023.

Données à déclarer et échéances

Mise à jour des données sur l’effectif du SISOn

Les conseils doivent vérifier leurs données sur l’effectif quotidien moyen (EQM) dans le SIFE et effectuer les corrections dans le Système d’information scolaire de l’Ontario (SISOn) avant le 2 octobre 2023. Ils doivent aussi inscrire dans le SIFE les données sur les effectifs des cours d’été et de l’éducation permanente, et ces données doivent correspondre à celles qui figurent dans le SISOn. Le Ministère fera un suivi auprès des conseils relativement à tout écart entre le SISOn et le SIFE au plus tard à la fin d’avril 2024. Certains rajustements pourront avoir une grande incidence sur les états financiers de 2022‑2023.

À partir de maintenant, l’EQM pour les études personnelles est ajouté à la liste des données sur l’effectif qui sont téléversées directement dans le SIFE à partir du SISOn. Les conseils peuvent voir les données sur cet effectif, par école, sur le formulaire de saisie de l’effectif des écoles dans le SIFE.

Comme l’an dernier, les écoles d’enseignement à distance auxquelles un Numéro d’identification des conseils et des écoles (NICE) a été attribué figureront dans la liste des écoles du formulaire de saisie de l’effectif des écoles. Les conseils devront utiliser le nouveau formulaire de répartition du SIFE afin de réaffecter l’équivalent temps plein (ETP) des élèves de ces écoles aux écoles d’attache à chaque date de calcul des effectifs.

À partir de 2023‑2024, les écoles d’enseignement à distance figureront dans la liste des écoles du SIFE pour tous les cycles, et les conseils scolaires ne répartiront plus les effectifs entre les écoles physiques à des fins de financement.

Mise à jour des données sur les dépenses de VFA.Facility

Comme l’année dernière, la connexion à VFA.facility sera interrompue le 13 octobre 2023. En recevant les données plus tôt, le Ministère espère obtenir un portrait plus fidèle de la situation sur le terrain afin de répondre aux exigences de la planification pluriannuelle provinciale et de réduire les changements au minimum.

Les conseils doivent inscrire dans VFA.Facility les données sur les dépenses en immobilisations qui sont financées par l’allocation pour l’amélioration de l’état des écoles, les produits d’aliénation et le volet Résilience à la COVID‑19 pour des projets d’infrastructure. Ces dépenses seront automatiquement versées dans le SIFE chaque jour jusqu’au 13 octobre 2023.

Les conseils doivent également déclarer, au plus tard le 13 octobre 2023, leurs plans et leurs engagements liés à leurs fonds restants. Ils doivent indiquer les montants ayant fait l’objet d’un engagement juridique pour les projets ayant reçu une autorisation de procéder qui figurent dans leurs plans approuvés.

Déclaration des dépenses liées aux relations de travail pour les négociations collectives centrales

Comme l’indique la note de service 2023:B09, le Règlement 396/22 a été modifié pour augmenter les repères salariaux des travailleuses et travailleurs de l’éducation visés par les conventions collectives centrales conclues avec le Syndicat canadien de la fonction publique (SCFP) et le Conseil des travailleurs de l’éducation de l’Ontario (CTEO) et pour établir une provision pour les dépenses concernant pour les autres employés dont les conventions n’ont pas encore été conclues. Les conseils scolaires doivent donc estimer le montant de cette provision.

Déclaration de la valeur de l’équipement de protection individuelle, des fournitures et équipements essentiels, des filtres HEPA et des tests antigéniques rapides achetés par le gouvernement

Comme c’était le cas l’an dernier, les conseils doivent déclarer un revenu et une dépense concernant la valeur de ces produits dans leurs états financiers de 2022‑2023.

L’information sur les coûts n’a pas changé, mais le fichier a été mis à jour pour ajouter les coûts des trousses de réaction en chaîne de la polymérase.

Présentation des rapports financiers

Rapport d’étape sur les grands projets d’immobilisations

Les conseils doivent remplir un rapport concernant tous les projets d’immobilisations financés par les programmes suivants pour lesquels il restait un solde au moment de la présentation des rapports financiers au 31 mars 2023 : Programme d’immobilisations prioritaires, Programme de subventions pour les terrains prioritaires, Projets d’immobilisations pour garde d’enfants, Centres pour l’enfant et la famille ON y va, Remplacement de carrefour communautaire et Maternelle à temps plein. Un modèle de rapport renfermant des instructions détaillées figure sur le site Web du Ministère. Ce rapport doit être soumis au Ministère au plus tard le 1^er décembre 2023.

Rapport sur les paiements de réparation relatifs à la Loi donnant la priorité aux élèves

La plupart de ces paiements ont bien été effectués, mais il reste un certain nombre de paiements en souffrance. Afin de pouvoir effectuer tous ces paiements, le gouvernement conserve les fonds qui leur sont associés dans une réserve pendant 7 ans à compter de la date d’émission de chaque paiement.

Pour recevoir le financement nécessaire, les conseils doivent déclarer au Ministère, au moyen d’un modèle de rapport détaillé, la valeur totale de tous les paiements effectués entre le 1^er septembre 2022 et le 31 août 2023. Ce rapport doit être soumis au Ministère au plus tard le 15 novembre 2023.

Rapport relatif au Fonds pour la reprise de l’apprentissage suite à la COVID-19

Ce rapport est utilisé pour rendre compte de ce montant ponctuel de 304,0 millions de dollars alloué dans le cadre des Subventions pour les besoins des élèves de 2022‑2023. L’utilisation des fonds à des fins de transport et d’administration scolaire est limitée au personnel de soutien précédemment financé par le Fonds de protection des emplois en éducation (en vertu de la convention collective du SCFP qui a expiré en août 2022).

Présentation des états financiers

Les formulaires du SIFE doivent être soumis au plus tard le 15 novembre 2023. Si des données sont modifiées à la suite d’une réunion du conseil, ce dernier devra soumettre de nouveau les formulaires du SIFE au plus tard le 4 décembre 2023 ou à la date convenue avec l’analyste financier du conseil.

De plus, les conseils doivent soumettre au Ministère les états financiers publiés, les notes aux états financiers et le rapport des vérificateurs au plus tard le 15 novembre 2023. Si ces documents ne sont pas prêts à cette date en raison du calendrier des réunions du conseil, ils peuvent être soumis au plus tard le 4 décembre 2023.

Les conseils scolaires qui ne respectent pas les échéances s’exposent à une réduction de 50 % de leurs rentrées de fonds régulières; toutefois, le montant ainsi retenu leur sera versé après qu’ils auront soumis les documents.