Mois : Septembre 2019

Texte de la note

Le Ministère remercie les conseils scolaires et les consortiums de transport de leur contribution à la préparation du rapport de 2017‑2018 sur le transport des élèves, et il les informe que la trousse détaillée pour la préparation du rapport de 2018‑2019 (y compris les directives et les modèles qui aideront les consortiums) est disponible sur le site Web de la Direction du soutien aux activités scolaires.

La date limite pour soumettre le rapport est le 11 décembre 2019. Elle concorde avec les échéanciers des rapports financiers des conseils scolaires, afin que les consortiums puissent déclarer des données financières fondées sur les dépenses réelles.

Texte de la note

Le Guide des immobilisations corporelles du Ministère exige que les conseils scolaires revoient en détail la durée de vie utile restante (DVUR) de leurs immobilisations tous les 5 ans et rajustent la DVUR chaque année en fonction des événements importants . Or, le Ministère a analysé les données sur la DVUR des 5 dernières années présentées par les conseils scolaires dans le tableau 3C de leurs états financiers, et il a observé deux problèmes courants concernant la DVUR :

• Pour les immobilisations qui ont subi des améliorations ou des ajouts importants, les conseils scolaires n’ont pas toujours augmenté la DVUR.
• Pour certaines immobilisations, le champ de modification de la DVUR n’a pas été rempli.

Pour aider les conseils scolaires à déterminer si la DVUR de certaines immobilisations a besoin d’être rajustée, le Ministère a créé pour chaque conseil un fichier Excel intitulé « Revue quinquennale de la DVUR », qui répertorie les immobilisations dont le conseil doit revoir la DVUR.

Les conseils doivent examiner les immobilisations signalées dans ce fichier, apporter les modifications nécessaires à la DVUR, puis déclarer la DVUR mise à jour dans leurs états financiers de 2018‑2019. Le Ministère reconnaît que toutes les améliorations et tous les ajouts n’augmentent pas nécessairement la DVUR et qu’un jugement professionnel est nécessaire pour évaluer les répercussions des investissements sur la DVUR d’une immobilisation. Le fichier représente le niveau de revue minimal requis; cependant, les conseils scolaires sont invités à effectuer, s’ils le peuvent, une revue de la DVUR de toutes leurs immobilisations.

À compter des états financiers de 2018‑2019, deux nouveaux messages de validation seront ajoutés au tableau 3C. Ils apparaîtront lorsque la colonne des modifications de la DVUR sera laissée vide ou lorsque la DVUR ne sera pas augmentée après des améliorations ou des ajouts considérables. Les conseils scolaires devront s’assurer de revoir la DVUR et de la modifier d’une valeur raisonnable avant d’effacer ces messages.

Texte de la note

Le Ministère communique aux conseils scolaires le document intitulé Instructions relatives à l’approche réciproque en éducation pour les Premières Nations et les conseils scolaires et invite tous les membres du personnel responsables des effectifs (en particulier les directions d’école) à l’examiner.

Présentation de données au Ministère

Au plus tard les jours suivants de chaque année scolaire, chaque conseil scolaire devra présenter au Ministère un relevé de renseignements afin d’identifier ses élèves qui fréquentent une école administrée par une Première Nation :

• Le 10^e jour ouvrable en octobre – Ce relevé fournira une estimation du nombre d’élèves qui fréquentent une école administrée par une Première Nation en vertu soit d’une entente de réciprocité sur les services d’éducation, soit des avis écrits fournis au conseil scolaire avant le 30 septembre. Il servira de fondement pour le premier paiement versé à l’entité des Premières Nations.
• Le dernier jour ouvrable en décembre – Ce relevé fournira une mise à jour de l’estimation du nombre d’élèves qui fréquentent une école administrée par une Première Nation en fonction de la date de dénombrement fixée au 31 octobre. L’entité des Premières Nations devra transmettre les renseignements au conseil scolaire au plus tard le 30 novembre. Ce relevé servira de fondement pour le deuxième paiement versé à l’entité des Premières Nations.
• Le dernier jour ouvrable en mai – Ce relevé fournira le nombre final d’élèves qui fréquentent une école administrée par une Première Nation en fonction de la date de dénombrement fixée au 31 mars. L’entité des Premières Nations devra transmettre les renseignements au conseil scolaire au plus tard le 30 avril. Ce relevé servira de fondement pour le troisième paiement versé à l’entité des Premières Nations.

Le conseil scolaire devra effectuer les paiements à l’entité des Premières Nations dans les 10 jours ouvrables suivant la réception des fonds du Ministère. L’annexe B de la note fournit de plus amples renseignements sur la présentation des relevés de renseignements et inclut des Instructions pour télécharger de données vers le portail de Transfert de données en ligne sécurisé et un Formulaire d’inscription à l’accès sécurisé aux applications du ministère de l’Éducation.

Présentation de données aux Premières Nations

Afin de justifier les droits de scolarité demandés aux Premières Nations participantes, chaque conseil scolaire devra identifier les élèves des Premières Nations qui fréquentent ses écoles de façon continue chaque année. Dans les 30 jours suivant les deux dates de dénombrement (le 31 octobre et le 31 mars) de chaque année scolaire, le conseil devra fournir une liste des effectifs énumérant tous ces élèves. Les conseils scolaires devront établir une politique pour recueillir la documentation pertinente de leurs écoles afin de permettre la facturation et le paiement des droits de scolarité. Les Instructions relatives à l’approche réciproque en éducation pour les Premières Nations et les conseils scolaires fournissent de plus amples renseignements concernant le processus de paiement.

Modifications apportées aux formulaires du Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE)

Les droits de base que les conseils scolaires devront demander aux Premières Nations ou payer aux entités des Premières Nations qui administrent une école sont maintenant indiqués dans le Règlement de l’Ontario 278/19 – Calcul des droits exigibles à l’égard des élèves pour l’exercice 2019‑2020 des conseils scolaires. En conséquence, le Ministère a mis à jour les formulaires du SIFE afin de tenir compte de ces droits. Une liste des droits de base de chaque conseil scolaire (selon ses prévisions budgétaires) sera affichée sur le site Web du Ministère.

Texte de la note

Le Ministère fournit des renseignements sur les formulaires des états financiers de 2018‑2019 et les guides et les directives qui s’y rattachent, qui sont maintenant accessibles sur son site Web.

Formation

Cette année encore, le Ministère utilisera des vidéos de formation et des séances de questions et de réponses. Les conseils pourront visionner les vidéos en se connectant au Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE) et en cliquant sur le lien des états financiers de 2018‑2019. S’ils ont des questions sur le contenu des vidéos, ils devront les transmettre par courriel au Ministère, qui y répondra au cours d’une téléconférence d’une heure qui aura lieu en français le 30 septembre 2019.

Mise à jour des données sur l’effectif du SISOn

Les conseils sont priés de vérifier leurs données sur l’effectif dans le SIFE et d’effectuer les corrections dans le Système d’information scolaire de l’Ontario (SISOn) avant le 30 septembre 2019. Ils doivent aussi inscrire dans le SIFE les données sur les effectifs des cours d’été, de l’éducation permanente et des études personnelles. Ces données doivent correspondre à celles qui figurent dans le SISOn.

Mise à jour des données sur les dépenses de VFA.Facility

Les conseils doivent inscrire dans VFA.Facility les données sur les dépenses en immobilisations qui sont financées par l’allocation pour l’amélioration de l’état des écoles, l’allocation pour les carrefours communautaires, l’allocation pour la réduction des gaz à effet de serre ainsi que les produits d’aliénation. Ces dépenses seront automatiquement versées dans le SIFE chaque jour jusqu’au 31 octobre 2019.

Dans le cas de l’allocation pour la réfection des écoles, les dépenses en immobilisations financées pour l’année scolaire 2018‑2019 doivent être déclarées dans VFA.Facility au plus tard le 31 janvier 2020. Si cette date limite n’est pas respectée, le Ministère pourrait retenir les fonds de l’allocation jusqu’à ce que la déclaration soit achevée.

Processus d’approbation des données sur les écoles

Le 7 juin 2019, le Ministère a transmis aux conseils une liste des écoles en leur demandant de l’informer des écarts éventuels et d’approuver la liste avant le 4 juillet 2019. Les écoles dont le nom ne figure pas sur la liste approuvée n’auront pas droit au financement des écoles dans les états financiers de 2018‑2019.

Paiement différé de la subvention

Le paiement différé de la subvention pour le fonctionnement sera actualisé à l’aide des renseignements provenant directement des données des états financiers de 2018‑2019. Le paiement différé de la subvention pour les produits d’aliénation restera inchangé par rapport aux prévisions budgétaires révisées de 2018‑2019 revues par le Ministère. Le flux de trésorerie final pour 2018‑2019 sera rajusté après la présentation des états financiers au Ministère.

Présentation des états financiers

Financement et rapports financiers pour les élèves atteints de troubles du spectre de l’autisme (TSA)

Les conseils scolaires sont tenus de soumettre aux bureaux régionaux du Ministère, au plus tard le 30 septembre 2019, le rapport sur l’effectif quotidien moyen des élèves admissibles ainsi que les montants demandés pour la Somme liée à l’équipement personnalisé (SEP) et pour la Partie à incidence spéciale (PIS). Le Ministère examinera le rapport, et les renseignements serviront à mettre à jour la somme de soutien pour les élèves admissibles, de même qu’à ajouter tout montant additionnel pour la SEP et la PIS dans le SIFE d’ici le 15 octobre 2019. Le financement pour les élèves admissibles sera fourni en novembre 2019 dans le cadre du processus de paiement de transfert mensuel normal.

Rapport sur l’utilisation du Fonds pour les priorités locales

Les conseils doivent fournir au Ministère des renseignements supplémentaires sur l’utilisation du Fonds pour les priorités locales. Ils doivent envoyer un rapport sur ces dépenses en pièce jointe à leurs états financiers.

Rapport sur les projets d’immobilisations

Les conseils n’ont plus à soumettre au Ministère le Modèle d’analyse et de planification des immobilisations (MAPI) complet en format Excel, car certains renseignements essentiels qui y figuraient sont maintenant recueillis dans les formulaires des états financiers du SIFE. Toutefois, les renseignements sur les projets d’immobilisations continueront d’être recueillis dans un rapport en format Excel. Les conseils scolaires pourront télécharger le modèle de ce rapport à la fin septembre.

Échéances

Les formulaires du SIFE doivent être soumis au plus tard le 15 novembre 2019, sans quoi les conseils scolaires s’exposent à une réduction de 50 % de leurs rentrées de fonds régulières. Les états financiers publiés, les notes aux états financiers et le rapport des vérificateurs pourront être envoyés après le 15 novembre, mais au plus tard le 3 décembre 2019. Si des données financières sont modifiées à la suite d’une réunion du conseil, ce dernier devra soumettre de nouveau les formulaires du SIFE au plus tard le 3 décembre.

Le Ministère fournit des renseignements concernant le processus de production de rapports sur l’effectif des classes à l’élémentaire pour 2019‑2020.

Chaque conseil doit choisir une date de dénombrement, qui doit être une journée d’école tombant au plus tard le 30 septembre 2019. Le Ministère encourage les conseils à préparer leurs rapports le plus tôt possible pour pouvoir corriger le tir, au besoin, de façon à répondre aux exigences du règlement.

Chaque conseil doit remplir le formulaire qu’il recevra par courriel et qui sera accompagné d’instructions détaillées. Seules deux feuilles du formulaire doivent être remplies : Sommaire et attestation et Effectif des classes. La direction de l’éducation doit examiner et valider les données présentées, et le conseil doit envoyer le formulaire dûment rempli par courriel au Ministère au plus tard le 31 octobre 2019, sous peine de faire l’objet de retenues immédiates correspondant à 50 % des transferts mensuels du Ministère.

Règles applicables à l’effectif des classes

Le Règlement de l’Ontario 132/12, Effectif des classes, prévoit ce qui suit :

Maternelle et de jardin d’enfants

À l’échelle du conseil, l’effectif moyen maximal des classes doit être de 26 élèves. Cet effectif est arrondi au dixième près; ainsi, une moyenne inférieure ou égale à 26,0 est conforme au règlement.

Les classes doivent compter 29 élèves ou moins. Cependant, jusqu’à 10 % (arrondi au dixième près) des classes peuvent compter un maximum de 32 élèves si l’une des conditions suivantes s’applique : a) un local construit spécialement à cette fin n’est pas disponible; b) un programme serait touché négativement; c) la conformité augmenterait le nombre de classes combinant le jardin d’enfants et la 1^re année.

Cycle primaire (de la 1^re à la 3^e année)

Au moins 90 % (arrondi au dixième près) des classes doivent compter 20 élèves ou moins. Toutes les classes doivent compter 23 élèves ou moins.

Cycle moyen (de la 4^e à la 8^e année)

À l’échelle du conseil, l’effectif moyen maximal des classes doit être de 24,5 élèves. Cette exigence s’applique sous réserve de règlements que le gouvernement n’a pas encore pris.

Classes à années multiples

Toutes les classes à années multiples des cycles primaire et moyen doivent compter 23 élèves ou moins.

Cadre de conformité

Tout conseil qui ne se conforme pas à ces règles fera l’objet de mesures. La première année où cela se produira, le conseil devra présenter un plan de gestion de la conformité.

Si cette situation se répète, le conseil devra encore présenter un plan de gestion de la conformité, et son allocation au titre de la Subvention pour l’administration et la gestion des conseils scolaires sera réduite. Cette mesure vise à réattribuer les fonds aux salles de classe pour favoriser la conformité avec le règlement. La réduction atteindra 1 % la deuxième année de non-conformité, 3 % la troisième année, et 5 % la quatrième année. De plus, le Ministère analysera la façon dont le conseil utilise les autres revenus à des fins administratives afin de déterminer si d’autres restrictions s’imposent.

Tout conseil en situation de non-conformité qui se conforme au règlement l’année suivante ne sera plus assujetti à ces mesures, sous réserve de l’approbation du ministre. Puisque les conseils présentent leurs données en octobre, les mesures, s’il y en a, seront imposées en novembre ou en décembre de la même année.

Texte de la note

Cette note de service est destinée aux quatre administrations scolaires qui sont considérées comme des conseils isolés. Comme elle ne vise pas les conseils scolaires, elle n’a aucune incidence pour eux.

Texte de la note

Le Ministère a mis à jour les instructions pour les relevés des effectifs de 2019‑2020 pour les écoles élémentaires et secondaires et pour les programmes d’éducation permanente. Il encourage tous les membres du personnel chargés des rapports sur les effectifs, et plus particulièrement les directions d’école, à lire attentivement ces instructions avant le début de l’année scolaire.

Pour les écoles élémentaires et secondaires, le Ministère a mis à jour les instructions afin de donner plus de marge de manœuvre aux conseils et de faciliter l’administration des relevés. Les changements précisent les codes d’assiduité des politiques sur les effectifs et instaurent de nouvelles exigences concernant l’exemption des droits de scolarité, la mise en place de l’approche réciproque en éducation, les preuves d’adresse et les transferts internes et externes.

Pour les programmes d’éducation permanente, le Ministère a mis à jour les instructions afin de tenir compte de changements mineurs apportés aux politiques et aux procédures relatives à la production de rapports.

Cette note est envoyée sous réserve de règlements que le gouvernement n’a pas encore pris.