Mois : Septembre 2021

Texte de la note

Contexte

Pour 2021‑2022, aucun changement n’est apporté aux exigences réglementaires applicables à l’effectif des classes à l’élémentaire. Toutefois, les conseils scolaires sont encore tenus de proposer des options d’apprentissage à distance, conformément à la Note Politique/Programmes 164. Par ailleurs, la note de service 2021:B04 prévoit que les classes où l’apprentissage se fait entièrement à distance ou selon un modèle hybride sont soumises aux mêmes exigences que les classes où l’apprentissage s’effectue en personne. Les élèves de ces deux types de classes doivent être inclus dans le calcul de l’effectif des classes de leur école d’attache.

Présentation du rapport

Chaque conseil doit remplir le formulaire qu’il recevra par courriel et qui sera accompagné d’instructions détaillées. Ce formulaire inclut deux feuilles de calcul (Sommaire et attestation et Effectif des classes). La direction de l’éducation doit examiner et valider les données présentées, et le conseil doit envoyer le formulaire dûment rempli par courriel au Ministère au plus tard le 31 octobre 2021.

Pour 2021‑2022, le Ministère a ajouté un nouvel élément de données permettant de comptabiliser les élèves qui suivent un enseignement entièrement à distance ou selon un modèle hybride. De plus, une nouvelle colonne permet d’indiquer comment l’enseignement est dispensé dans une classe (en personne, à distance ou selon un modèle hybride).

Comme pour les années précédentes, le Ministère s’assurera que le rapport final est conforme au règlement en s’appuyant sur le cadre de conformité fourni en annexe à la note.

Texte de la note

Le Ministère a mis à jour les Instructions relatives à l’approche réciproque en éducation (ARE) pour les Premières Nations et les conseils scolaires afin de :

• Prévoir que les écoles des Premières Nations figurant sur une liste n’auront plus à fournir de documents pour justifier leur admissibilité
• Modifier les allocations des droits de base pour tenir compte des investissements ponctuels liés à la COVID‑19 ainsi que du transfert aux Subventions pour les besoins des élèves de certaines allocations auparavant incluses dans le Fonds pour les priorités et les partenariats
• Mettre à jour le modèle de relevé de renseignements sur les élèves
• Mettre à jour le calendrier des paiements pour tenir compte des écoles qui ont adopté un modèle à quadrimestres ou à octomestres

Texte de la note

Le Ministère fournit des renseignements sur les formulaires des états financiers de 2020‑2021 et les directives qui s’y rattachent, qui sont maintenant accessibles sur son site Web.

REMARQUE : Nous indiquons en italiques les éléments nouveaux par rapport à l’année dernière.

Formation

Cette année encore, le Ministère utilisera des vidéos de formation et des séances de questions et de réponses. Les conseils pourront visionner les vidéos en se connectant au Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE) et en cliquant sur le lien des états financiers de 2020‑2021. S’ils ont des questions sur le contenu des vidéos, ils devront les transmettre par courriel au Ministère, qui y répondra au cours d’une téléconférence d’une heure qui aura lieu en français le 24 septembre 2021.

Données à déclarer et échéances

Mise à jour des données sur l’effectif du SISOn

Les conseils doivent vérifier leurs données sur l’effectif dans le SIFE et effectuer les corrections dans le Système d’information scolaire de l’Ontario (SISOn) avant le 1^er octobre 2021. Ils doivent aussi inscrire dans le SIFE les données sur les effectifs des cours d’été, de l’éducation permanente et des études personnelles, et ces données doivent correspondre à celles qui figurent dans le SISOn.

Le Ministère fournit des précisions sur la répartition de l’effectif des écoles d’enseignement à distance temporaires.

Mise à jour des données sur les dépenses de VFA.Facility

Les conseils doivent inscrire dans VFA.Facility les données sur les dépenses en immobilisations qui sont financées par l’allocation pour l’amélioration de l’état des écoles, les produits d’aliénation, le volet Résilience à la COVID‑19 pour des projets d’infrastructure et le Fonds d’incitation à l’action pour le climat. Ces dépenses seront automatiquement versées dans le SIFE chaque jour jusqu’au 1^er novembre 2021.

Dans le cas de l’allocation pour la réfection des écoles, les dépenses en immobilisations financées pour l’année scolaire 2020‑2021 doivent être déclarées au plus tard le 30 novembre 2021. Sinon, le Ministère pourrait retenir les fonds de l’allocation jusqu’à ce que la déclaration soit achevée.

Les conseils doivent également déclarer leurs plans et leurs engagements liés à leurs fonds restants. Ils doivent indiquer les montants ayant fait l’objet d’un engagement juridique pour les projets ayant reçu une autorisation de procéder qui figurent dans leurs plans approuvés. Ce rapport doit être soumis d’ici le 15 novembre 2021.

Processus d’approbation des données sur les écoles

Le 7 mai 2021, le Ministère a transmis aux conseils une liste des écoles en leur demandant de l’informer des écarts éventuels et d’approuver la liste avant le 18 juin 2021. Les écoles dont le nom ne figure pas sur la liste approuvée n’auront pas droit au financement des écoles dans les états financiers de 2020‑2021.

Paiement différé de la subvention

Le paiement différé de la subvention pour le fonctionnement sera actualisé à l’aide des renseignements provenant directement des états financiers de 2020‑2021. Pour les produits d’aliénation, ce paiement restera inchangé par rapport aux prévisions budgétaires révisées de 2020‑2021 revues par le Ministère. Le flux de trésorerie final pour 2020‑2021 sera rajusté après la présentation des états financiers au Ministère.

Annexe H – Rapport sur les postes

À titre de rappel, l’annexe H est un rapport sur les postes qui utilise deux dates de calcul précises, soit le 31 octobre et le 31 mars.

Pour 2020‑2021, les conseils doivent y déclarer non seulement leurs postes permanents, mais aussi tout poste supplémentaire créé temporairement pour soutenir la réouverture d’une école en raison de la pandémie (p.  ex., pour réduire la taille des classes ou améliorer le nettoyage).

Si un conseil a offert l’apprentissage selon un modèle à quadrimestres ou à octomestres en raison de la pandémie, il doit déclarer les postes du personnel éducatif en classe comme la somme des ETP pour les deux premiers quadrimestres ou les quatre premiers octomestres, afin de correspondre le plus possible à la date de calcul d’octobre 2020. Si ce modèle servait toujours en mars 2021, le conseil doit utiliser les deux derniers quadrimestres ou les quatre derniers octomestres.

Présentation de rapports financiers

Rapport d’étape sur les grands projets d’immobilisations

Les conseils doivent remplir un rapport concernant tous les projets d’immobilisations financés par les programmes suivants pour lesquels il restait un solde au moment de la présentation des rapports financiers au 31 mars 2021 : Programme d’immobilisations prioritaires, Programme de subventions pour les terrains prioritaires, Projets d’immobilisations pour garde d’enfants, Centres pour l’enfant et la famille ON y va, Remplacement de carrefour communautaire et Maternelle à temps plein. Un modèle de rapport renfermant des instructions détaillées figure sur le site Web du Ministère. Ce rapport doit parvenir au Ministère au plus tard le 1^er décembre 2021.

Rapport sur l’utilisation du Fonds de soutien aux élèves et des Investissements dans les priorités du système (auparavant appelés Fonds pour les priorités locales)

Un modèle de rapport renfermant des instructions détaillées figure sur le site Web du Ministère. Il contient les données pour diverses catégories de personnel selon les conventions centrales ratifiées, ainsi que des lignes additionnelles pour inscrire les données sur les autres catégories de personnel et les dépenses connexes. Ce rapport doit parvenir au Ministère au plus tard le 15 novembre 2021.

Déclaration des paiements de réparation relatifs à la Loi donnant la priorité aux élèves

La plupart de ces paiements ont bien été effectués, mais il reste un certain nombre de paiements en souffrance (p. ex., des chèques non encaissés, des dépôts non faits). Afin de pouvoir effectuer tous ces paiements, le gouvernement conservera les fonds qui leur sont associés dans une réserve pendant 7 ans à compter de la date d’émission de chaque paiement.

Pour recevoir le financement nécessaire, les conseils scolaires doivent déclarer au Ministère, au moyen d’un modèle de rapport détaillé, la valeur totale de tous les paiements effectués entre le 1^er septembre 2020 et le 31 août 2021. Ce rapport doit parvenir au Ministère au plus tard le 15 novembre 2021.

Rapport sur l’équipement de protection individuelle et les fournitures et équipements essentiels achetés par le gouvernement

Comme le prévoit la note de service 2021:SB18, les conseils doivent déclarer un revenu et une dépense concernant ces produits dans leurs états financiers de 2020‑2021.

Attestation des dépenses pour 2020-2021

Les conseils scolaires qui demandent en 2021‑2022 un financement supplémentaire ou un financement de stabilisation lié à la COVID‑19 devront soumettre une attestation lorsqu’ils présenteront leurs états financiers de 2020‑2021. Conformément à la note de service 2021:SB12, le cadre supérieur de l’administration des affaires devra attester que les dépenses finales du conseil pour l’année correspondent aux dépenses prévues au moment de la publication de la note de service 2021:B07 (soit le 4 mai 2021).

Présentation des états financiers

Les formulaires du SIFE doivent être soumis au plus tard le 15 novembre 2021. Sinon, les conseils scolaires s’exposent à une réduction de 50 % de leurs rentrées de fonds régulières; toutefois, le montant ainsi retenu leur sera versé après la présentation des documents. Les états financiers publiés, les notes aux états financiers et le rapport des vérificateurs peuvent être envoyés après le 15 novembre, mais au plus tard le 3 décembre 2021. Si des données financières sont modifiées à la suite d’une réunion du conseil, ce dernier devra soumettre de nouveau les formulaires du SIFE au plus tard le 3 décembre.

Texte de la note

Le Ministère a demandé aux conseils scolaires de ne pas déclarer l’équipement de protection individuelle (EPI) et les fournitures et équipements essentiels (FEE) achetés de manière centralisée par le gouvernement dans leur rapport au 31 mars 2021, car le gouvernement a déclaré la dépense totale engagée à cette fin dans les comptes publics de 2020‑2021.

Toutefois, comme les conseils suivent les normes comptables pour le secteur public, ils doivent déclarer dans leurs états financiers tous leurs revenus provenant du gouvernement, qu’ils soient en espèces ou en nature. Ils doivent donc multiplier les quantités d’EPI et de FEE qu’ils ont reçues pendant l’année par le coût moyen pondéré de ces produits, afin de déclarer ce revenu en nature. Le Ministère indique aux conseils comment ils peuvent déterminer ces quantités et obtenir ce coût.

De même, les conseils doivent utiliser les quantités d’EPI et de FEE qu’ils ont consommées pendant l’année pour calculer leur dépense à ce chapitre. Comme les stocks restants à la fin de l’année devraient être minimes, cela n’aura qu’une incidence minimale sur leur excédent ou leur déficit.

Texte de la note

Le Ministère a publié les instructions pour les relevés des effectifs de 2021‑2022 pour les écoles élémentaires et secondaires et les programmes d’éducation permanente. Il a mis à jour les instructions afin de clarifier les politiques et de donner des directives concernant la pandémie de COVID‑19. Il encourage tous les membres du personnel chargés des rapports sur les effectifs, et plus particulièrement les directions d’école, à lire attentivement ces instructions avant le début de l’année scolaire.

Pour les écoles élémentaires et secondaires, les trois mises à jour les plus importantes concernent :

• Les transferts d’élèves entre deux conseils qui sont effectués aux alentours d’une date de calcul des effectifs (pour déterminer quel conseil va inclure l’élève dans son effectif)
• L’utilisation appropriée d’un programme d’études (pour les élèves dispensés de fréquenter l’école pour une période de plus de 15 jours d’école)
• Le nombre maximal combiné d’équivalents temps plein (ETP) qui est financé pour un élève du secondaire qui, à la date du décompte, est inscrit dans des écoles de deux conseils qui ont des modèles de programmes différents (soit 1,5 ETP, à titre de mesure temporaire)

Pour les programmes d’éducation permanente, le Ministère a mis à jour les instructions afin de tenir compte d’un changement mineur concernant les politiques de calcul des données sur les élèves.

Cette note est envoyée sous réserve de règlements que le gouvernement n’a pas encore pris.