Mois : Juillet 2019

2019:EYCC07 – États financiers de 2018-2019 : Programmes pour l’enfance et la famille (réseaux régionaux de la langue française)

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Texte de la note

REMARQUE – La note de service 2019:EYCC06 (datée du 30 juillet 2019) concerne les états financiers de 2018‑2019 pour les services de garde d’enfants et les programmes pour l’enfance et la famille des Premières Nations ayant des ententes de paiement de transfert avec le Ministère. Comme il n’existe pas de telles ententes en français, cette note n’a pas été diffusée dans cette langue.

Les agences de paiement de transfert doivent produire les états financiers du programme A525 (Développement de la petite enfance) pour l’année terminée le 31 mars 2019 afin d’effectuer le rapprochement des fonds qu’elles ont reçus et des dépenses réelles qu’elles ont engagées. Les agences qui reçoivent du Ministère une allocation inférieure à 350 000 $ sont tenues de remplir un formulaire d’attestation. Le formulaire d’attestation prérempli de chaque agence lui sera envoyé directement par courriel.

Les agences doivent retourner le formulaire d’attestation au Ministère par courriel d’ici le 30 août 2019. De plus, elles doivent envoyer au Ministère l’original ou une version numérisée du formulaire signé ainsi que les documents suivants, dès qu’ils sont disponibles :

  • Les états financiers vérifiés de tous les programmes offerts
  • Un tableau des revenus et des dépenses des programmes pour l’enfance et la famille financés par le Ministère, préparé conformément à la méthode de comptabilité d’exercice modifiée
  • Une lettre de post-vérification produite par les vérificateurs externes (s’il est impossible de la fournir, il faut expliquer pourquoi par écrit)

Si le Ministère ne reçoit pas les états financiers dans les 30 jours suivant l’échéance du 30 août 2019, il pourra réduire le paiement mensuel de l’agence. Une fois qu’il aura reçu les documents, il reprendra les paiements habituels en y incluant la somme retenue en raison de la présentation tardive.

2019:B17 – Appel de demandes de financement de projets d’immobilisations prioritaires de 2019-2020

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Texte de la note

Présentation des projets

La date limite pour présenter les demandes de fonds d’immobilisations est le 30 septembre 2019.

Le financement des projets d’immobilisations prioritaires sera octroyé sur présentation d’analyses de rentabilité relatives aux projets d’ouverture de nouvelles écoles ainsi que de réaménagement et d’ajouts qui doivent être terminés pour l’année scolaire 2023‑2024. Les conseils scolaires sont invités à indiquer leurs 10 projets d’immobilisations prioritaires les plus urgents et à soumettre les analyses de rentabilité correspondantes au moyen du Système d’inventaire des installations scolaires.

Pour la première fois cette année, deux rapports doivent être fournis pour chaque projet présenté :

  • Données sur les effectifs et la capacité des écoles – Les conseils doivent fournir un résumé de leurs besoins actuels et prévus en matière d’installations pour chaque projet qu’ils proposent, en incluant les écoles situées à proximité du site choisi pour le projet.
  • Rapport écrit – Les conseils doivent fournir une description de chaque projet dans laquelle ils exposent en détail la raison d’être du projet et la portée proposée des travaux et expliquent pourquoi ils n’ont pas étudié d’autres options.

Les critères d’admissibilité et d’évaluation des projets sont fournis à l’annexe A de la note. Les projets doivent appartenir à au moins une des catégories suivantes :

  • Manque de locaux lié aux effectifs ou installations de langue française – L’évaluation reposera sur la capacité des écoles concernées (y compris celles qui se trouvent tout près des sites des projets), sur les tendances et les prévisions relatives aux inscriptions et sur la répartition géographique des élèves. La priorité sera donnée aux projets qui visent à combler le manque de locaux dans les installations dont l’utilisation excédera leur capacité et même celle des écoles avoisinantes, réunies, au cours des 5 à 9 prochaines années.
  • État des installations ou regroupement scolaire – L’évaluation reposera sur les économies prévues concernant les coûts de fonctionnement et de réfection et sur le rattrapage du retard accumulé au chapitre des besoins en matière de réfection par rapport au coût des projets. La priorité sera donnée aux projets présentant le taux de rendement interne attendu le plus élevé (soit le rapport entre le coût prévu de chaque projet et les économies qu’il devrait permettre de réaliser).

Le Ministère s’attend à ce que les conseils scolaires examinent diverses options et en comparent les coûts dans l’analyse de rentabilité d’un projet.

Locaux de services de garde dans les écoles

Avec le soutien du gestionnaire des services municipaux regroupés (GSMR) ou du conseil d’administration de district des services sociaux (CADSS) concerné, les conseils scolaires peuvent demander des fonds pour créer de nouveaux locaux de garde d’enfants dans le cadre des projets qu’ils proposent. Ils doivent alors remplir un formulaire de demande conjointe de fonds d’immobilisations avec le GSMR ou le CADSS, puis joindre ce formulaire à l’analyse de rentabilité du projet. Les critères d’admissibilité et d’évaluation des projets destinés aux services de garde sont fournis à l’annexe B de la note.

Uniformisation de la conception et révision des repères

Les conseils scolaires sont invités à uniformiser la conception de nouvelles écoles. À partir de maintenant, le Ministère étudiera les possibilités de réaliser des économies au chapitre de la conception des écoles et de l’achat des espaces nécessaires. À cette fin, il devra réviser ses repères actuels en matière de coûts et de locaux en s’appuyant sur le travail déjà effectué par le Comité d’experts en matière de normes d’immobilisations scolaires en 2009‑2010. Le Ministère invite également les conseils scolaires à rechercher des solutions créatives et moins coûteuses pour la construction de nouvelles écoles.

Programme pilote de construction modulaire

Le Ministère continue de chercher des moyens de réaliser des économies concernant les installations destinées aux élèves. Cette année, il mènera un programme pilote pour évaluer les mérites de la construction modulaire, et il prévoit choisir des projets qui comporteront l’utilisation de cette méthode de construction. Dans leur rapport écrit, les conseils scolaires intéressés doivent préciser s’ils veulent participer au programme pilote et, le cas échéant, faire valoir les avantages de la construction modulaire sur la construction traditionnelle pour répondre à leurs besoins d’installations destinées aux élèves. Au besoin, le Ministère travaillera avec eux pour les aider à peaufiner leurs options.

Projets d’immobilisations à utilisation conjointe

Le Ministère encourage les conseils scolaires à s’associer pour soumettre des projets d’immobilisations à utilisation conjointe, en particulier dans les collectivités rurales ou du Nord ou les petites collectivités. Il examinera tous les projets soumis par les conseils scolaires afin de s’assurer que les conseils ont étudié les possibilités d’utilisation commune avant de leur octroyer des fonds.

Cadre de responsabilisation relatif aux projets

Les conseils scolaires doivent faire approuver les étapes clés de leurs projets par le Ministère. Un tableau expliquant ce processus figure à l’annexe C de la note. Depuis quelques années, il arrive de plus en plus souvent que des projets aillent de l’avant sans que le cadre de responsabilisation soit respecté. Pour cette raison, le personnel du Ministère élabore des moyens d’accroître la conformité des conseils scolaires avec le processus actuel d’approbation des projets d’immobilisations.

Protocole de communication

Les annonces publiques de projets d’investissements dans le système d’éducation, y compris les projets déjà financés, représentent des occasions de communication conjointes pour le gouvernement provincial, les conseils scolaires, les GSMR et les CADSS ainsi que les autres partenaires communautaires. Pour tous les projets d’immobilisations financés par le Ministère, les conseils scolaires doivent satisfaire aux exigences du protocole de communication du Ministère, qui est présenté à l’annexe D de la note.