Mois : Octobre 2021

Texte de la note

Au cours de l’été 2021, le Ministère a formé le Comité technique des normes de référence relatives au transport des élèves, qui a pour tâche de :

• conseiller le Ministère en vue de l’établissement de paramètres communs à l’échelle provinciale afin de déterminer le nombre d’autobus qui seront financés;
• déterminer les paramètres techniques et opérationnels de la simulation d’itinéraires par les consortiums de transport et les conseils scolaires.

En tenant compte des commentaires du comité, le Ministère a mis au point un projet de lignes directrices sur des normes de référence, qui décrit un ensemble de paramètres communs permettant de déterminer l’admissibilité des élèves au transport, le mode de transport ainsi que les paramètres de service.

Afin de déterminer des options pour un nouveau mode de financement, le Ministère demande à tous les consortiums de procéder à une simulation d’itinéraires fondée sur ces paramètres communs, qui visent à permettre une mesure normalisée des besoins en transport. Les conseils scolaires et les consortiums peuvent continuer à mettre en œuvre des politiques qui ne sont pas conformes à ces paramètres.

Les consortiums sont invités à soumettre les résultats de leur simulation d’itinéraires au plus tard le 17 décembre 2021, en utilisant le modèle de rapport joint à la note. Compte tenu du temps nécessaire pour mener cette simulation, le Ministère fournira un financement supplémentaire, dont il annoncera bientôt les détails.

Texte de la note

Cette note de service est destinée aux six administrations scolaires régies par l’article 68 de la Loi sur l’éducation (écoles se trouvant dans des hôpitaux et des centres de traitement). Comme elle ne vise pas les conseils scolaires, elle n’a pas d’incidence pour eux.

Texte de la note

Les formulaires des prévisions budgétaires révisées de 2021‑2022, ainsi que les directives qui s’y rattachent, sont maintenant accessibles sur le site Web du Ministère.

Exigences concernant l’équilibre budgétaire

Comme le prévoit la note de service 2021:B07, les conseils scolaires sont autorisés à enregistrer un déficit d’exercice correspondant au moins élevé des montants suivants : 1 % de leur budget de fonctionnement ou l’excédent accumulé de l’exercice précédent selon les prévisions budgétaires. Pour le moment, les conseils devraient préparer leurs prévisions budgétaires révisées en suivant cette directive, en attendant que le Ministère la confirme plus tard cet automne en se fondant sur la distribution des vaccins dans la province et les conseils de la santé publique. Si un conseil prévoit un déficit supérieur à 1 % de son budget de fonctionnement, il devra obtenir l’approbation du ministre. Il est recommandé de présenter toute demande en ce sens le plus tôt possible.

Suivi des fournitures et équipements essentiels (FEE)

Afin de remplir les rapports qui seront inclus dans les états financiers de 2021‑2022, les conseils doivent tenir compte des quantités qu’ils ont reçues de FFE achetés de façon centralisée par le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs (y compris l’équipement de protection individuelle et les trousses de tests antigéniques rapides).

Échéance de présentation

Les conseils doivent soumettre leurs prévisions budgétaires révisées au plus tard le 15 décembre 2021. Le Ministère pourrait imposer des sanctions financières si les documents ne sont pas fournis avant l’échéance. Un conseil qui risque de ne pas respecter l’échéance peut communiquer avec son analyste financier pour discuter de la nécessité d’une prolongation.

Texte de la note

Vérification des données sur les écoles pour 2021‑2022 et 2022‑2023

Les conseils scolaires peuvent maintenant obtenir leur fichier de données sur les écoles dans le Système d’information sur le financement de l’éducation (SIFE). Ils doivent vérifier ces données et les mettre à jour dans les systèmes du Ministère, qui utilisera les données vérifiées pour accorder le financement au niveau des écoles pour les années scolaires 2021‑2022 et 2022‑2023. La liste vérifiée et confirmée par les surintendances responsables des affaires et des installations doit parvenir au Ministère au plus tard le 15 décembre 2021.

Le 30 avril 2022, le Ministère enverra la liste finale des écoles pour 2021‑2022 aux conseils, pour validation et confirmation. À des fins de référence, cette liste comprendra les écoles d’enseignement à distance, qui ne sont toutefois pas admissibles au financement au niveau des écoles. Les conseils devront donc répartir tous les effectifs déclarés pour ces écoles entre les écoles d’attache des élèves pour chaque date de dénombrement du SIFE. Les conseils devront signaler tout écart à leur agent des finances du Ministère et approuver la liste au plus tard le 15 juin 2022. Cette liste servira à calculer le financement de base pour les états financiers de 2021‑2022. Ce financement inclut les éléments suivants :

• Le financement complémentaire concernant l’Allocation pour le fonctionnement des écoles et l’Allocation pour la réfection des écoles
• La Subvention de base pour les écoles
• L’Allocation d’aide aux écoles
• L’Allocation au titre du volet Actualisation linguistique en français
• L’Allocation au titre du volet Mise en œuvre du curriculum et de l’évaluation

La liste finale des écoles pour 2021‑2022 sera intégrée aux formulaires du SIFE pour les prévisions budgétaires de 2022‑2023, et elle servira à verser le financement pour 2022‑2023. Les conseils pourront réviser la liste l’an prochain, dans le cadre des états financiers de 2022‑2023.

Règles et procédures du Système d’inventaire des installations scolaires

Le Ministère rappelle aux conseils qu’ils doivent déclarer dans ce système la propriété des immeubles et des terrains ainsi que l’historique complet et précis de la superficie de plancher brute des bâtiments. Il fournit des précisions sur la façon de fournir ces renseignements et de demander un numéro de la Base de données sur l’identification des conseils et des écoles.

Texte de la note

La COVID-19 a eu des répercussions sur l’industrie de la construction, ce qui a entraîné des retards et des coûts supplémentaires pour les projets d’immobilisations des conseils scolaires. Les coûts supplémentaires prévus ou engagés ont été évalués dans l’Enquête sur les coûts différentiels liés à la COVID-19 menée en août 2020. Le Ministère veut maintenant mettre à jour les renseignements sur ces coûts, notamment en les répartissant en diverses catégories pour certains projets.

Critères concernant les coûts

Afin de mieux comprendre les répercussions financières de la COVID-19 sur les projets de construction, les conseils doivent indiquer tout coût supplémentaire réel ou prévu lié à des éléments comme la distanciation physique, l’échéancier des projets, l’hygiène et l’équipement de protection individuelle ainsi que les matériaux et la fabrication. Les conseils doivent déclarer tous les coûts qui ont été ou seront engagés directement en raison de la pandémie de COVID-19 et des ordonnances gouvernementales de santé publique depuis la déclaration d’urgence initiale, et décrire leur plan pour gérer ces coûts supplémentaires. Des renseignements sur les catégories de coûts sont fournis à l’annexe A de la note.

Critères concernant les projets

Les conseils doivent déclarer les coûts supplémentaires directement liés à la COVID-19 pour tous les projets d’immobilisations officiellement approuvés et financés par le Ministère qui étaient en cours le 17 mars 2020 ou ont commencé après cette date. Les projets financés par le Programme d’immobilisations prioritaires et le Programme d’immobilisations pour la petite enfance et la garde d’enfants sont inclus, mais ceux qui sont financés par des programmes fédéraux-provinciaux comme le Fonds d’incitation à l’action pour le climat et le volet infrastructure Résilience à la COVID-19 sont exclus.

Les conseils doivent aussi déclarer les coûts supplémentaires directement liés à la COVID-19 pour les projets financés par une allocation annuelle ou par leurs fonds propres (Allocation pour la réfection des écoles, Amélioration de l’état des écoles, Produits d’aliénation, Locaux temporaires).

Les coûts différentiels liés à la COVID-19 ne doivent pas inclure les coûts qui seront couverts par le fournisseur d’assurance du conseil ou par le financement existant du projet (p. ex., le montant prévu pour les éventualités).

Chaque conseil doit utiliser le modèle de rapport joint à la note et soumettre son rapport à son analyste des immobilisations au plus tard le 26 octobre 2021.

Principes pour des dispositions contractuelles relatives à une pandémie

À l’annexe B de la note, le Ministère fournit certains principes pour la formulation de dispositions contractuelles relatives à une pandémie. Il invite les conseils à utiliser de telles dispositions dans leurs ententes avec les entrepreneurs généraux concernant les grands projets d’immobilisations à venir, y compris ceux qui n’ont pas encore fait l’objet d’un appel d’offres. Ces principes visent à prévoir certains scénarios de type pandémique et ont pour but d’aider à établir des responsabilités claires pour la gestion des coûts ultérieurs générés par une pandémie ou toute autre situation d’urgence de santé publique.